CSRD: 10 wertvolle Tipps zur erfolgreichen Datensammlung

Der Berichterstattung nach CSRD mit ihren ESRS-Standards ist komplex. Das haben Sie sicher schon gehört oder erleben es vielleicht gerade selbst. Und diese Komplexität zeigt sich besonders bei der Datensammlung für den Nachhaltigkeitsbericht. Da stellen sich schnell einige Fragen:

Welche Daten brauchen wir? Wie detailliert müssen sie sein? Wer liefert die Daten? Wer  stellt sicher, dass sie korrekt sind? Usw.

Die European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG) ist eine perfekte Adresse, um alle Fragen rund um die Datensammlung zu beantworten. Die Organisation hat die ESRS entwickelt, die Form und Inhalt eines CSRD-Berichts vorgeben. Und in ihren Leitlinien hat sie mehrfach betont, wie wichtig eine umfassende und strukturierte Datensammlung ist.

Um alle wesentlichen Informationen zusammenzutragen, bedarf es einer durchdachten Planung, klarer Prozesse und einer engen Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen, eine effiziente Datensammlung zu etablieren und das Erstellen eines CSRD-konformen Nachhaltigkeitsberichts zu optimieren.

1. Frühzeitig starten: Prozesse aufsetzen und Engpässe vermeiden

Der erste Tipp ist sehr naheliegend, dennoch wird er oft vergessen: Fangen Sie so früh wie möglich an!  

Bevor es an die verpflichtende Berichterstattung nach CSRD geht, ist es nämlich wichtig, effiziente Prozesse aufzusetzen. Gut definierte und erprobte Abläufe führen zu einer schnelleren Datensammlung und verringern das Risiko von Fehlern. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Prozesse stellt sicher, dass sie auch bei steigenden Anforderungen bestehen. Wer also frühzeitig in saubere Prozesse investiert, kann langfristig deutlich effizienter und schneller den regulatorischen Pflichten nachkommen. 

Ihnen muss zudem bewusst sein: Die Datensammlung ist ein echter Zeitfresser. Oft wird unterschätzt, wie lange es dauert, die wesentlichen Informationen abzufragen. Sie dürfen nicht vergessen: Für viele Abteilungen in Ihrem Unternehmen kommt Ihre Anfrage on top zu den eigentlichen Aufgaben. Auch bei Geschäftspartnern und Lieferanten sollten Sie etwas Zeit für die Antworten einplanen. 

Vor allem wenn es um komplexe Datensätze wie die Klimabilanz geht, sind verschiedene Quellen und Abteilungen involviert. Während Verbrauchsdaten meist schnell verfügbar sind, dauert es deutlich länger, eine Pendlerumfrage durchzuführen oder standortübergreifende Informationen zu sammeln. Auch die Angaben zum Standard ESRS S1 (Arbeitskräfte des eigenen Unternehmens) benötigen meist mehr Zeit, da hier sehr viele quantitative Daten abgefragt werden.  

Ein weiterer Tipp hierzu: Berechnen Sie die Deadline „von hinten”! Legen Sie zunächst fest, wann der Nachhaltigkeitsbericht erscheinen soll – im Falle der CSRD also zusammen mit dem Lagebericht. Denn geht es über die einzelnen Schritte, wie Texterstellung, Datensammlung und Analyse der doppelten Wesentlichkeit, bis zum Anfang. Planen Sie noch etwas Puffer pro Aufgabe ein und dann wissen Sie, wann Sie spätestens beginnen sollten.  

2. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse: Der Grundstein für Ihren CSRD-Bericht

Ein zentraler Bestandteil der CSRD-Berichterstattung ist die Analyse der doppelten Wesentlichkeit. Mit ihr finden Sie heraus, welche Auswirkungen Ihre Geschäftstätigkeit auf Umwelt und Gesellschaft hat und welche Chancen und Risiken durch äußere Aspekte für Ihr Unternehmen bestehen. Diese Auswirkungen, Chancen und Risiken (IROs) definieren, welche Themen für Ihr Unternehmen wesentlich sind.

Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse bildet somit die Grundlage für Ihre Datensammlung, Ihren CSRD-Nachhaltigkeitsbericht und Ihr ESG-Management. Deswegen sollten Sie hierauf ein besonderes Augenmerk legen. Fehler können zu fehlenden oder ungenauen Daten führen. Eine Analyse mit Substanz leitet Sie hingegen zielstrebig durch die Berichterstattung.

Eine wertvolle Unterstützung inklusive Zeitersparnis bei der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse bietet unsere KI-gestützte Softwarelösung.

3. Gap-Analyse: Datenlücken identifizieren und schließen

Hat Ihr Unternehmen bereits einen Nachhaltigkeitsbericht erstellt? Basiert dieser auf einem Standard wie GRI oder DNK? Dann haben Sie hier schon eine gute Vorlage, die Sie mit den CSRD-Vorgaben vergleichen können.

Führen Sie eine Gap-Analyse durch und finden Sie heraus, welche Daten Sie in den Vorjahren berichtet haben, ob sie mit den ESRS-Formeln übereinstimmen und welche Daten noch fehlen. So ermitteln Sie, welche Prozesse bereits bestehen und welche Datenerhebungen noch etabliert oder angepasst werden müssen.

Sie können eine Gap-Analyse allerdings auch ohne vorherigen Bericht durchführen. Dabei prüfen Sie zunächst, welche Daten Ihnen bereits vorliegen, und ermitteln im Anschluss, wo noch Verbesserungsbedarf besteht.

4. Datenquellen identifizieren und Verantwortlichkeiten festlegen

Bei der Datensammlung ist nicht nur wichtig, welche Informationen nach CSRD benötigt werden, sondern auch, wer bzw. welche Abteilung diese liefern kann. Bauen Sie daher Prozesse und Kommunikationswege auf und definieren Sie Verantwortlichkeiten. Dadurch schaffen Sie Klarheiten, vermeiden Verzögerungen und stellen sicher, dass die Datensammlung auch in Zukunft effizient und reibungslos verläuft.  

5. Teamwork und ein gemeinsames Bewusstsein fördern

Die Berichterstattung nach CSRD ist eine Teamaufgabe. Wie Sie an den vorherigen Punkten gesehen haben, sind viele Abteilungen involviert – Teamwork ist also Pflicht!

Bei der Berichterstellung sind Sie in enger Abstimmung mit HR, IT, Finanzabteilung, Einkauf, Risikomanagement und anderen Abteilungen. Fördern Sie eine gute und effiziente Zusammenarbeit. Im VERSO ESG Hub können Sie beispielsweise für jedes Thema Zuständigkeiten festlegen. Jedes Jahr, wenn die Datensammlung wieder losgeht, kann jeder Verantwortliche seine Daten direkt ins Tool eintragen.

Regelmäßige Schulungen und Workshops schärfen zudem das Bewusstsein für Nachhaltigkeit. Binden Sie andere Abteilungen ein und informieren Sie alle Beteiligten über die neuesten Anforderungen.

6. Fokus setzen und Prioritäten definieren

Legen Sie den Fokus auf wesentliche Themen. Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse gibt Ihnen hier den Weg vor. Beachten Sie: Der Bericht soll sich auf Ihre Bemühungen im Bereich Ihrer wesentlichen Themen konzentrieren und die regulatorischen Anforderungen erfüllen. Um sich den Start in die Berichterstattung etwas zu erleichtern, sollten Sie auf freiwillige Datenpunkte zunächst verzichten.

Außerdem sollten Sie Übergangsfristen nutzen, die zur Entlastung der Unternehmen eingeführt wurden. Sie müssen nicht gleich am Anfang über alle wesentlichen Themen berichten. Stattdessen gibt es Themen, bei denen Ihnen eine Eingewöhnungszeit gewährt wird. Nutzen Sie die Phase-in-Regelungen, die sich über viele Standards erstrecken. Sie ermöglichen es Ihnen, die Angaben in den ersten Jahren noch auszulassen bzw. befreien kleinere Unternehmen zunächst von Angabepflichten.

7. Aus Fehlern lernen: Der erste Bericht muss nicht perfekt sein

Der erste Bericht muss nicht perfekt sein – das müssen Sie verstehen und akzeptieren. Zunächst geht es darum, im Rahmen der CSRD eine effiziente Datensammlung zu etablieren sowie Prozesse neu aufzusetzen oder zu verbessern. Versuchen Sie nicht, auf Biegen und Brechen über Konzepte und Maßnahmen zu schreiben, die Sie noch nicht eingeführt haben. Setzen sie sich stattdessen ein Ziel, wann Sie die entsprechenden Daten veröffentlichen wollen – und kommunizieren Sie das offen in Ihrem Bericht.

8. Granularität der Daten sicherstellen

Achten Sie auf die richtige Granularität Ihrer Daten, um die erforderliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Daten sollten so detailliert wie möglich erfasst werden, um präzise Analysen und fundierte Entscheidungen treffen zu können. Statt allgemeiner Angaben zu Treibhausgasemissionen oder Energieverbräuchen ist es notwendig, Daten bis auf die Ebene einzelner Geschäftsbereiche, Produktionsprozesse oder Standorte zu erheben. Zu stark aggregierte Informationen können dazu führen, dass wichtige Details übersehen werden.

Um Ihre Ziele zu definieren, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen und gegebenenfalls Workshops durchführen. Dabei sollte im Vordergrund stehen, was für Ihr Unternehmen langfristig realistisch und sinnvoll ist. Wählen Sie ihre Ziele und Maßnahmen bewusst aus und vermeiden Sie, diese zu häufig anzupassen. Dies gewährleistet eine nachhaltige und konsistente Berichterstattung.

9. Qualitätssicherung: Daten auf Verlässlichkeit prüfen

Eine hohe Datenqualität ist der Schlüssel für einen CSRD-konformen Nachhaltigkeitsbericht. Es ist daher wichtig, dass Sie interne Kontrollsysteme einrichten, die ähnlich wie bei der finanziellen Berichterstattung funktionieren. Diese Kontrollen stellen sicher, dass die ESG-Daten genau, vollständig und zuverlässig sind. Besonders im Hinblick auf die externe Prüfung, die im Rahmen des CSRD erforderlich sind, spielt die Datenqualität eine zentrale Rolle.

Um eine hohe Datenqualität sicherzustellen, sollten Sie sich gut vorbereiten und die Angaben in den Standards genau lesen. Dort finden Sie die Application Requirements (AR, Anwendungsanforderungen) mit detaillierten Anweisungen. Sie spezifizieren, wie bestimmte Informationen offengelegt oder gemessen werden müssen.

10. Technologie nutzen: Digitale Tools optimieren die Datensammlung

Eine manuelle Datensammlung ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Excel-Tabellen werden schnell unübersichtlich – insbesondere bei der CSRD mit über 1000 Datenpunkten. Da scrollen Sie viel und lange zwischen den einzelnen Datenpunkten hin und her. Eine Sache, die Nerven kostet und die Sie sich sparen sollten.

Ein softwaregestütztes Reporting ist einfacher, effektiver und datenbasierter. Und das schreiben wir nicht nur aus unserer Erfahrung heraus, sondern darauf weist auch die EFRAG hin.

Digitale Tools, speziell mit KI-Unterstützung, unterstützen Sie dabei, Prozesse zu standardisieren, und gewährleisten, dass alle wesentlichen Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Effektive Datensammlung: So unterstützt Sie VERSO

VERSO vereinfacht und beschleunigt Ihren gesamten Berichtsprozess – von der Analyse der doppelten Wesentlichkeit über die Datensammlung bis zur Berichterstellung. Die wesentlichen Themen ermitteln Sie mithilfe unserer KI-gestützten Softwarelösung. Im VERSO ESG Hub sammeln Sie alle wesentlichen Daten und erstellen direkt im Tool einen CSRD-konformen Bericht.

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