EUDR-Compliance im Handel mit automatisierten End2End-Prozessen

Schäfer Shop

Schäfer Shop ist ein erfahrener Anbieter für Büro-, Betriebs- und Lagereinrichtungen sowie ein umfangreiches Sortiment rund um die moderne Arbeitswelt. Mit über 50 Jahren Erfahrung unterstützt Schäfer Shop Unternehmen dabei, Arbeitsplätze effizient, funktional und zukunftsfähig zu gestalten. Das Angebot reicht von Büromöbeln und Bürobedarf über Lager- und Betriebsausstattung bis hin zu individuellen Einrichtungslösungen. Dabei verbindet Schäfer Shop praxisnahe Beratung, verlässlichen Service und ein breites Produktsortiment für professionelle Anforderungen.

Die Herausforderung

Mit der EU-Verordnung für entwaldungsfreie Lieferketten (EUDR) stand Schäfer Shop vor einer komplexen Aufgabe: Rund 200 Lieferanten, etwa 10.000 betroffene Artikel und ein Umsatzvolumen im oberen Millionenbereich mussten regulatorisch sauber abgebildet werden, inklusive Import- und innereuropäischer Handelsstrukturen.

Besonders herausfordernd war dabei die Dynamik des Geschäftsmodells. Durch Dropshipping und schnell drehende Warenflüsse musste sichergestellt werden, dass Sorgfaltserklärungen (DDS) rechtzeitig eingesammelt, geprüft und entlang der Lieferkette weitergegeben werden können. Gerade in einem E-Commerce-Handelsumfeld, in dem alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen müssen, kommt ein manueller Datenaustausch zwischen ERP und Compliance-Plattform nicht in Frage. Gefragt war daher eine Compliance-Plattform, die sich nahtlos in SAP S/4Hana integriert.

Gleichzeitig stieß das bestehende, Excel-basierte Modell zur Klimadatenerfassung an seine Grenzen. Die wachsende Datenmenge sowie steigende Anforderungen an Transparenz und Auswertbarkeit machten eine skalierbare, integrierte Lösung notwendig.

Die Lösung

Um diese Anforderungen strukturiert umzusetzen, entschied sich Schäfer Shop für den VERSO Supply Chain Hub mit EUDR-Modul. Ausschlaggebend war die Kombination aus technischer Leistungsfähigkeit – insbesondere die API-Anbindung – und fachlicher Expertise. Die Lösung ermöglicht es, große Datenmengen strukturiert zu verarbeiten und regulatorische Anforderungen zuverlässig umzusetzen. Gleichzeitig bringt VERSO umfassende Erfahrung in der Umsetzung von ESG-Regulatorik sowie im Lieferanten-Engagement mit.

Mit VERSO konnte Schäfer Shop einen Ansatz aufsetzen, der große Datenmengen verarbeiten kann, verschiedene EUDR-Szenarien abbildet und zugleich auf die Anforderungen eines operativ geprägten Handelsgeschäfts einzahlt. Die API-Anbindung spielte dabei eine wichtige Rolle, weil sie die Integration in bestehende Prozesse unterstützt und die technische Grundlage für einen späteren produktiven Datenaustausch schafft.

Damit aus der Lösung ein tragfähiger Prozess im Alltag werden konnte, begleitete VERSO die Umsetzung eng. VERSO unterstützte Schäfer Shop mit einem umfassenden Onboarding, mehreren Workshops und einer intensiven Abstimmung zur optimalen Einbindung in bestehende Abläufe. Auch die Lieferanten wurden in den Prozess einbezogen und bei Bedarf durch den Support begleitet. So entstand nicht nur eine Software-Einführung, ein gemeinsam entwickelter Prozess, der sich an den tatsächlichen Abläufen bei Schäfer Shop orientiert und im Tagesgeschäft bestehen kann.

Ergänzend dazu wurde auch der Climate Hub genutzt, um die Klimadatenerfassung und das Monitoring von Zielen effizienter und transparenter aufzusetzen.

Das Ergebnis

Mit dem VERSO Supply Chain Hub konnte Schäfer Shop einen vollständigen EUDR-Prozess abbilden und erproben, von der Erfassung von Geodaten über das Einsammeln von DDS-Nummern und die Risikoprüfung bis hin zur Erstellung und Weitergabe der Sorgfaltserklärungen. Im Import konnte sichergestellt werden, dass die Lieferanten pragmatisch und effizient die notwendigen Geodaten bereitstellen konnten – dank der guten Usability und Mehrsprachigkeit der Plattform war dies kein Problem für die Lieferanten.

Obwohl die regulatorischen Rahmenbedingungen der EUDR zwischenzeitlich verschoben und angepasst wurden, konnte Schäfer Shop somit frühzeitig wertvolle Erfahrungen sammeln und ist optimal auf die zukünftige Umsetzung vorbereitet. Die API-Anbindung ist bereits getestet und einsatzbereit. So können die großen und schnelldrehenden Bestelldaten, insbesondere im Dropshipping, auch praktisch verarbeitet werden.

Besonders wertvoll war dabei, dass die Lösung nicht nur fachlich funktioniert, sondern auch in der Anwendung überzeugt. Die hohe Usability, die einfache Verständlichkeit und die gute Handhabbarkeit für interne Teams und Lieferanten erleichtern die Umsetzung im Alltag deutlich. Und wenn doch einmal Fragen auftauchen, ist der Support schnell zur Stelle.

Gleichzeitig wurde auch die Klimadatenerfassung vollständig digitalisiert und automatisiert. Mit dem Climate Hub verfügt Schäfer Shop nun über eine zentrale Lösung zur strukturierten Datenerhebung, zur transparenten Auswertung und zum gezielten Monitoring von Klimazielen.
Insgesamt ist das Unternehmen mit all dem nicht nur für die EUDR, sondern auch für kommende regulatorische Anforderungen sowie steigende Markt- und Kundenerwartungen im Bereich ESG- und Lieferkettenmanagement gut aufgestellt.