Erhebliche zeitliche Entlastung, Entzerrung der Arbeitsintensität und Kostenersparnis bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung mit VERSO.

ENTEGA ist mit 700.000 Kunden und 2.000 Mitarbeitern einer der größten ökologischen Regionalversorger Deutschlands. Das Energieunternehmen agiert dabei in den Bereichen Energieerzeugung, Energiehandel, Energievertrieb, Energienetze, öffentlich-rechtliche Betriebsführung und Shared Services. Unter dem Motto „Vom Versorger zum Vorsorger“ verfolgt ENTEGA eine konsequente Nachhaltigkeitsstrategie, für die das Unternehmen 2013 mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis ausgezeichnet wurde.

ENTEGA ist nicht nur Energiedienstleister, sondern Mitgestalter der Energiewende: Rund eine Milliarde investierte der Energieversorger in den letzten zehn Jahren in Windparks, Photovoltaik-Anlagen, hochmoderne Gaskraftwerke, aber auch in Biogas und Geothermie. Das Tochterunternehmen ENTEGA Energie ist schon heute einer der größten Anbieter von klimaneutralen Energien in Deutschland. Vor dem Hintergrund dieser klaren Strategie haben CSR als Ganzes, die Nachhaltigkeitsberichterstattung und damit die transparente Darstellung der ökologischen, ökonomischen und gesellschaftlichen Auswirkungen des unternehmerischen Handelns einen sehr hohen Stellenwert bei ENTEGA.

Berichterstattung nach GRI

Im ersten Nachhaltigkeitsbericht 2010 legte ENTEGA die Basiswerte für die zukünftige kontinuierliche Nachhaltigkeitsberichterstattung fest. Durch den hohen Anspruch an Transparenz sowie Glaubwürdigkeit der Berichterstattung, reportet ENTEGA nach den Richtlinien der Global Reporting Initiative (GRI), die den international anerkanntesten Standard für Nachhaltigkeitsberichtserstattung setzt.

Die Form der CSR Berichterstattung im Wandel

Der erste Bericht erschien neben dem Geschäftsbericht als eigenständige Publikation. Im nächsten Schritt erfolgte eine kombinierte Berichterstattung als Zusammenführung des weiterhin inhaltlich unabhängigen Nachhaltigkeitsberichts, mit dem Geschäftsbericht in einer Gesamtpublikation. Zuerst nur Print, später ergänzend auch als native Online-Umsetzung. Seit 2014 erscheint ENTEGAs Nachhaltigkeitsbericht ausschließlich online.

Der ENTEGA Nachhaltigkeitsbericht entsteht in der Zusammenarbeit des zentralen Nachhaltigkeitsmanagements mit über 50 Nachhaltigkeitsbeauftragten im gesamten ENTEGA-Konzern. Diese pflegen alle relevanten Informationen in eine zentrale, unternehmensweit einheitliche Datenbank ein, die wir für das Management der Nachhaltigkeitsindikatoren und für die Berichterstattung nutzen.

Reibungsverluste in der Zusammenarbeit mit externen Agenturen für Nachhaltigkeitsberichterstattung

Die Umsetzung der Nachhaltigkeitsberichterstattung erfolgte über den gesamten Zeitraum hinweg in Zusammenarbeit mit externen Agenturen. ENTEGAs Nachhaltigkeitsteam war zuständig für die Erfassung, Prüfung und Auswertung der Daten sowie die Konzeptionierung und grobe Vorformulierung der einzelnen Kapitel. Die eigentliche redaktionelle Arbeit sowie die Konzeptionierung und Gestaltung des Layouts lag bei der beauftragten Agentur. Obwohl ENTEGA dabei stets von Kommunikationsprofis mit langjähriger Erfahrung auf dem Gebiet der Nachhaltigkeitsberichterstattung begleitet wurde, war jedes Mal die Herausforderung groß, unsere Wünsche und Anforderungen mit deren Vorstellungen zu vereinbaren.  Die CSR Verantwortlichen haben festgestellt, dass sie als ENTEGA-Interne ein viel tieferes Wissen über ihr eigenes Unternehmen sowie die unterschiedlichen Zusammenhänge besitzen, als jemand von außerhalb es innerhalb eines sehr knappen Zeitraums, der für die Entstehung eines Berichtes benötigt wird, erlernen könnte. Die Folge waren viele Diskussionen, Texte, die innerhalb des Unternehmens durch viele Hände gereicht wurden, und aufwendige Korrekturwege. So entstanden hohe externe Kosten und Reibungsverluste.

Internalisierung des Berichterstattungsprozesses

Um ihren Zeitaufwand und externe Kosten zu reduzieren, hat ENTEGA 2016 den Entschluss gefasst, den Berichterstattungsprozess weitestgehend zu internalisieren. „Neben der Reduktion externer Kosten ging es uns dabei vor allem um den Abbau von Reibungsverlusten wie der Einarbeitung neuer Agenturen und Dienstleister, Korrekturschleifen und langen Abstimmungswegen“, so Marcel Wolsing, Leiter des Nachhaltigkeitsmanagements bei ENTEGA.

Online Nachhaltigkeitsbericht ohne Agentur erstellen

Der internen Textproduktion stand demnach nichts mehr im Wege. Lediglich die Überlegung, wie die Online-Umsetzung des Nachhaltigkeitsberichts erfolgen soll, stand als großes Fragezeichen im Raum – auch das hatte bisher die Agentur übernommen. Heute bildet die Nachhaltigkeitsabteilung das alles intern mit VERSO ab und erstellt selbst einen Online Nachhaltigkeitsbericht, abgestimmt auf das Corporate Design von ENTEGA.

Anschlussfähigkeit von VERSO an bestehende Software und IT

Bei ENTEGA wurde bereits von den über 50 Nachhaltigkeitsbeauftragten eine gemeinsame Datenbank genutzt, in der alle Zahlen zusammenlaufen. Diese Datenbank sollte die prozessführende Software bleiben. Weshalb als Anforderung für die neue Lösung gesetzt war, an die bestehende IT anschlussfähig zu sein. Die relevanten Schnittstellen konnte VERSO problemlos erfüllen.

„Erhebliche zeitliche Entlastung sowie Entzerrung der Arbeitsintensität“

Mit VERSO ist es möglich, im Hintergrund bereits am nächsten Nachhaltigkeitsbericht zu arbeiten, während der „Vorgänger“ veröffentlicht und online abrufbar ist.
„Für uns bedeutet das, dass wir künftig allgemeine Inhalte wie das Unternehmensporträt oder die Strategie, die sich eben nicht jedes Jahr grundlegend ändern, bereits früher bearbeiten können. Weitere Inhalte, wie zum Beispiel die Vorstellung einzelner Projekten, können sogar kontinuierlich im Verlauf des Berichtsjahres direkt in VERSO eingepflegt werden.“ Das und die Unabhängigkeit von externen Dienstleistern führt laut Marcel Wolsing zu einer „erheblichen zeitlichen Entlastung sowie einer Entzerrung der Arbeitsintensität.“

Intuitive Bedienbarkeit, schneller telefonischer Support aus und Server in Deutschland

„VERSO ist leicht zu bedienen und so gut wie selbsterklärend. Nach einer eintägigen Einführung durch das VERSO-Team ist man als Nutzer sehr gut für die Erstellung von eigenen Inhalten vorbereitet. Die durchdachte Benutzeroberfläche ermöglicht eine intuitive Nutzung“, so der Nachhaltigkeitsleiter Wolsing. „Und wenn es doch mal nicht klappte, war das VERSO-Team jederzeit verfügbar, um telefonisch zu unterstützen. Die Berichterstellung selbst ist einfach und macht Spaß, weil man sich nicht intensiv mit der dahinterliegenden IT befassen muss.“
Ein großes Anliegen war es Wolsing und seinem Team neben einem schnellen, professionellen und deutschsprachigen Support, dass die Server des zukünftigen Dienstleisters in Deutschland stehen. Auch hier konnte VERSO die Anforderung erfüllen.

Emails werden mit VERSO für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit überflüssig

Die einzelnen Kapitel und deren Unterkategorien lassen sich leicht anlegen und ändern. Die unterschiedlich farbigen Status-Ampeln der einzelnen Kapitel erleichtern die parallele Arbeit der ENTEGA CSR Abteilung im System. Für alle Nutzer ist jederzeit gut nachvollziehbar, welche Teile bereits bearbeitet sind und wo noch Arbeit aussteht. „Die integrierte Aufgaben-Funktion macht eine parallele E-Mail-Kommunikation im Redaktionsteam nahezu überflüssig und sorgt dafür, dass die Anmerkungen immer genau da sind, wo sie gebraucht werden: im Nachhaltigkeitsbericht.“

Leserfreundliche PDF-Version des CSR Berichts auf Knopfdruck

ENTEGA hatte außerdem die Anforderung an die gesuchte Lösung, aus dem Onlinebericht „auf Knopfdruck“ eine leserfreundliche PDF-Version zu generieren. VERSO macht dies problemlos möglich – ohne externe Agenturen und unter Einhaltung des Corporate Designs.